B.O.I. N° 148 du 10 AOUT 2000 [BOI 3E-1-00]

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Références du document3E-1-00
Date du document10/08/00
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BOI3E-1-00.001

BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS

3 E-1-00

N° 148 du 10 AOUT 2000

3 C.A. / 24

INSTRUCTION DU 2 AOUT 2000

DECLARATIONS DE TVA. MODALITES D'EDITION SELON UN PROCEDE INFORMATIQUE

NOR : ECO L 00 111 J

[Bureaux G 2, R 1, S 2]



PRESENTATION


Par instruction du 26 décembre 1995 n° 3 E-1-96 , l'administration a autorisé, sur agrément préalable, les entreprises à éditer leurs déclarations de TVA et de taxes assimilées selon un procédé informatique.

L'instruction du 24 décembre 1997 n° 3 E-1-98 a complété le dispositif d'agrément, notamment sur la procédure et sur les contrôles à mettre en oeuvre.

Cela étant, d'importantes modifications ont été apportées aux imprimés de TVA depuis le 1 er janvier 2000. Ce nouveau cahier des charges permet d'actualiser les contrôles à respecter pour obtenir un agrément et d'apporter quelques précisions quant aux modalités d'utilisation des agréments.

Sont concernés les formulaires CA 3, annexe 3310 A, CA 12/CA 12E, 3310 CA3 DOM, annexe 3310 MA DOM, CA12 A et 3525 bis .

La présente instruction annule et remplace l'instruction du 24 décembre 1997 précitée.


SOMMAIRE

CHAPITRE I : PRESENTATION - CONTEXTURE DES FORMULAIRES
 
1 à 10
       Cas particuliers : les notices
 
4
CHAPITRE II : LA PROCEDURE D'AGREMENT
 
  I. Conditions d'obtention de l'agrément
 
1 à 13
  II. Attribution d'un numéro d'agrément
 
14 à 17
  III. Modalités d'utilisation de l'agrément
 
18 à 24
  IV. Obligations
 
25 à 28
CHAPITRE III : MENTIONS ET CONTROLES
 
29 à 31
  I. Mentions et contrôles à caractère obligatoire
 
32
      a) Le millésime
 
33 à 36
      b) Les codifications
 
37 à 48
      c) Les contrôles de cohérence
 
49 à 55
      d) Décompte des opérations
 
56 à 58
  II. Contrôles généraux à caractère facultatif
 
59 à 60
      a) Calculs et reports
 
61 à 65
      b) Contrôles spécifiques relatifs à la TVA intracommunautaire
 
66 à 70
      c) Edition d'une lettre
 
71 à 72
CHAPITRE V : ENTREE EN APPLICATION
 
73 à 74


CHAPITRE I

PRESENTATION - CONTEXTURE DES FORMULAIRES


1.Les déclarations déposées doivent être exactement conformes au formulaire le plus récent édité par la Direction générale des Impôts. Ainsi, en cas de modifications législatives intervenant en cours d'année, les formulaires peuvent être modifiés plusieurs fois par an. Dans ce cas, les concepteurs doivent adapter leur logiciels autant de fois qu'il est nécessaire, pour être toujours en conformité avec le dernier imprimé diffusé par la Direction générale des impôts qui les informe alors des modifications à apporter.

2.Il appartient aux concepteurs et utilisateurs de déclarations TVA éditées par imprimantes laser de s'assurer périodiquement de la conformité de leurs productions aux modèles administratifs et de l'exactitude des codifications informatiques qui y sont mentionnées.

3.Il est précisé que les déclarations 3310 CA 3 et leur annexe 3310 A peuvent faire l'objet de deux mises à jour par an. Cela étant, pour des raisons d'économies budgétaires, l'administration s'efforce de limiter les mises à jour en cours d'année aux seules modifications législatives.

Cas particulier : les notices

4.Lorsque les notices font partie intégrante des formulaires, elles doivent être reproduites à l'identique et mises à disposition des utilisateurs. Il n'est pas nécessaire toutefois, qu'elles accompagnent systématiquement la déclaration souscrite auprès du service des impôts.

Cette condition n'est pas exigée lorsque le logiciel est utilisé exclusivement par des comptables.

1. Format des imprimés

5.Les documents souscrits doivent être au format A 4 (21 cm x 29,7 cm).

2. Impression des imprimés

6.Les déclarations devront, de préférence, être éditées en recto-verso, conformément au modèle fourni par l'administration. A défaut, les codifications informatiques, notamment, le numéro de dossier et le numéro SIRET devront impérativement être imprimés sur toutes les pages de la déclaration et les feuillets devront être agrafés ensemble.

A cet effet, le logiciel devra comporter un blocage empêchant l'édition des pages ne comportant pas ces mentions (cf. n° 44 et 45 ).

3. Police de caractères

7.- Les caractères utilisés pour reproduire l'imprimé doivent être similaires à ceux du modèle fourni par l'administration. Si la taille de police utilisée est légèrement différente de celle du formulaire diffusé par la Direction générale des impôts, il doit, en tout état de cause, respecter le même nombre de pages.

- Une police " courier 12 " sera utilisée pour déclarer les données.

- L'utilisation de l'italique et du " gras " doit être écartée.

- Les données devront être imprimées sur fond blanc. Les zones grisées sont réservées à l'administration.

4. Codifications

8.Les codes figurant sur les imprimés administratifs doivent être exactement reproduits (cf. n° 37 ).

5. Positionnement

9.Les données chiffrées devront être justifiées à droite, sans centime, avec une marge de 2 caractères blancs à droite et à gauche.

6. Papier utilisé

10.Les déclarations pourront être souscrites sur papier blanc.

Lorsque l'édition s'effectue en couleur, celle-ci doit correspondre à celle du formulaire de l'administration.


CHAPITRE II

LA PROCEDURE D'AGREMENT



  I. Conditions d'obtention de l'agrément


11.L'agrément est accordé au logiciel d'édition. Il appartient donc à son concepteur (redevables, cabinets comptables, centres de gestion ou associations agréés, sociétés de services informatiques...) de le solliciter.

12.La demande doit être adressée, à la Direction générale des Impôts - Bureau G 2 - TELEDOC 971 - 92 allée de Bercy - 75572 PARIS CEDEX 12

Elle est accompagnée d'un dossier comprenant :

- un descriptif sommaire du logiciel utilisé (en précisant son système d'exploitation),

- une disquette ou un CD-ROM, accompagné du mode d'emploi et d'installation,

- un modèle de déclaration éditée comprenant les éléments relatifs à l'identification de l'entreprise et, le cas échéant, des éléments chiffrés lorsque l'agrément est également demandé pour les contrôles facultatifs.

Ce dossier doit permettre à la DGI de vérifier le respect du cahier des charges correspondant à la déclaration pour laquelle l'agrément est sollicité.

13.Lorsque le concepteur n'est pas en mesure de fournir à l'administration centrale des logiciels exécutables sur un PC, il est possible de se déplacer dans l'entreprise afin de procéder aux différentes vérifications. Si le concepteur est établi en province, un représentant de la direction des services fiscaux dont relève l'entreprise est désigné pour effectuer les tests.


  II. Attribution d'un numéro d'agrément


14.L'agrément accordé par la Direction générale des Impôts est annuel et correspond à l'année civile.

15.Il est matérialisé par un numéro, propre à chaque imprimé qui devra figurer en haut à gauche de chaque déclaration souscrite. Composé de 9 caractères dont les deux premiers indiquent le mois et l'année de délivrance de l'agrément initial, ce numéro est fixe. En effet, dès lors que plusieurs mises à jour peuvent intervenir au cours d'une même année, un numéro annuel n'a pas été jugé utile. Bien entendu, le maintien du numéro initial ne dispense pas des mises à jour exigées en cours d'année, par la Direction générale des impôts.

16.L'année de la première demande, l'agrément est accordé pour l'année en cours et est valable jusqu'au 31 janvier de l'année suivante.

17.La demande doit par la suite, être renouvelée chaque année, avant le premier février de l'année au titre de laquelle le renouvellement est demandé. Elle est accompagnée du seul support déclaratif, mis à jour et comportant les éléments relatifs à l'identification de l'entreprise.


  III. Modalités d'utilisation de l'agrément


18.Lorsqu'il s'agit d'une première demande, le numéro est utilisable à compter du 1er jour de la notification de la période au titre de laquelle il est délivré.

19.Lorsqu'il s'agit d'un renouvellement, il est utilisable à compter du 1 er février ou du premier jour de la notification de l'agrément pour les déclarations 3517 BIS CA12A ou 3517 S CA12/CA12E.

20.Dans tous les cas, la date d'utilisation doit être en concordance avec les changements de millésime des imprimés et avec les nouveaux logiciels de saisie des déclarations de TVA, qui en principe, sont livrés aux services des impôts, courant février de chaque année.

Ainsi, un logiciel qui a été agréé en N, ne peut être utilisé que jusqu'au 31 janvier de N+1. Si le renouvellement de l'agrément n'est pas accordé avant cette date, le concepteur devra attendre le renouvellement d'agrément de la nouvelle version pour éditer des déclarations de TVA.

21. Le logiciel devra en conséquence contrôler le millésime et comporter un blocage, interdisant l'édition d'une déclaration postérieure à la période au titre de laquelle l'agrément est demandé (cf. n° 33 à 36 ).

22.Dans certains cas, notamment lorsqu'ils souhaitent souscrire des déclarations nouveau millésime avant le 31 janvier ( ex. la déclaration 3517 BIS CA12A) les concepteurs auront intérêt à demander très tôt le renouvellement de leur(s) agrément(s), qui nécessite un délai minimum incompressible de 8 jours.

23.Exemple

1. L'agrément au titre de l'année 2000 est demandé le 15 décembre 1999. L'accord ou le renouvellement est notifié par écrit le 15 janvier 2000. II est valable jusqu'au 31 janvier 2001.

La version agréée le 15 janvier sera utilisée pour l'édition de :

- la déclaration 3310 CA3 et, le cas échéant, son annexe 3310 A, de janvier 2000, souscrite en février 2000 ;

- la déclaration 3310 CA3 DOM et, le cas échéant, son annexe 3310 MA-DOM, de janvier 2000, souscrite en février 2000 ;

- la déclaration 3517 S CA12/CA12E de l'année 1999 ou exercice 2000, déposée avant le 31 janvier 2001 ;

- la déclaration CA12 A de l'année 1999 souscrite pour le 5 mai ;

- le bulletin d'échéance trimestriel souscrit en février, mai, août et novembre 2000.

2. L'agrément est demandé le 15 janvier 2000. Le renouvellement est notifié par écrit le 15 février 2000.

Le concepteur pourra utiliser l'agrément notifié début 1999 jusqu'au 31 janvier 2000, y compris pour l'édition des déclarations citées dans l'exemple 1.

En revanche, il ne pourra procéder à aucune édition entre le 1 er et le 15 février 2000. A défaut, les imprimés risqueraient d'être refusés par les services des impôts dès lors qu'ils ne sont pas en conformité avec le nouveau millésime et les nouveaux logiciels de saisie de l'administration.

24. Les concepteurs agréés qui n'auraient pas mis en oeuvre ce contrôle de millésime dans les versions précédentes de leur logiciel, devront s'y conformer pour le renouvellement au titre de l'année 2001, (cf. n° 74 ).


  IV. Obligations


25.Il appartient aux concepteurs et utilisateurs de déclarations de TVA éditées par imprimantes laser de s'assurer périodiquement de la conformité de leurs productions aux modèles administratifs et de l'exactitude des codifications informatiques qui y sont mentionnées.

26. Les services des Impôts refuseront et retourneront aux redevables les imprimés non conformes aux prescriptions de la présente instruction. Les procédures et pénalités prévues en cas de défaut ou de retard dans le dépôt des déclarations pourront, le cas échéant, être mises en oeuvre.

27.Corrélativement, la Direction générale des Impôts retirera l'agrément accordé au concepteur des modèles, si le rejet de l'imprimé lui est imputable.

28.Par ailleurs, les redevables qui utiliseront des imprimés édités à partir d'un logiciel laser, cesseront de recevoir les formulaires administratifs (cf. n° 71 et 72 ). Dans ces conditions, ils devront tout particulièrement veiller, en cas de modification de leur situation (changement d'adresse, changement de régime TVA, etc...), à l'utilisation du bon imprimé et des codifications correctes. Ils seront parallèlement tenus informés par courrier de toutes les modifications de codifications propres à l'entreprise, qui devront être intégrées sans délai au logiciel.