B.O.I. N° 136 du 22 JUILLET 1999 [BOI 3E-1-99]

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Références du document3E-1-99
Date du document22/07/99
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BOI3E-1-99.001

BULLETIN OFFICIEL DES IMPÔTS

3 E-1-99

N° 136 du 22 JUILLET 1999

3 C.A./14

INSTRUCTION DU 12 JUILLET 1999

OBLIGATIONS RELATIVES A L'ETABLISSEMENT DES FACTURES
DEMATERIALISATION DES FACTURES

(CGI articles 289 bis, 96 F à 96 I de l'annexe III, 41 septies et 41 octies de l'annexe IV)

NOR : ECOL 9900121 J

[Bureaux CF 1, G 2, D 1]



RESUME


L'article 289 bis du code général des impôts permet aux entreprises d'échanger des factures par voie télématique si leur système de télétransmission a été autorisé.

Les messages factures sont conservés dans leur contenu originel trois ans sur support informatique, puis trois ans sur tout support au choix de l'entreprise.

L'article 2 de la loi portant DDOEF du 2 juillet 1998 a supprimé l'autorisation préalable.

L'utilisation d'un système de télétransmission est donc désormais soumise à une simple déclaration préalable et au respect des normes contenues dans l'arrêté du 3 mai 1999 paru au journal officiel du 4 mai 1999 et codifié aux articles 41 septies et 41 octies de l'annexe IV au CGI.

Les agents de l'administration ont la possibilité de réaliser des contrôles inopinés pour s'assurer que le fonctionnement du système de dématérialisation est conforme aux déclarations de l'entreprise.



INTRODUCTION


En matière de TVA, il est rappelé que tout assujetti est soumis à l'obligation de facturation définie à l'article 289 du CGI et que la facture ou le document en tenant lieu doit comporter l'ensemble des mentions obligatoires prévues par cet article et l'article 242 nonies de l'annexe II à ce code.

En outre, cette facture ou ce document constitue un élément essentiel pour l'exercice du droit à déduction (CGI, art. 286 et 271-II-1 et DB 3 D 1211 ).

L'article 289 bis du CGI (cf. annexe 1) permet aux entreprises d'échanger des factures par voie télématique. Pour l'application des articles 286 et 289 du code général des impôts, ces factures constituent des documents tenant lieu de factures d'origine.

Jusqu'à présent, les entreprises qui voulaient télétransmettre leurs factures devaient utiliser un système préalablement autorisé par l'administration fiscale.

L'article 2 de la loi portant DDOEF du 2 juillet 1998 a modifié le dispositif prévu à l'article 289 bis du CGI en supprimant l'autorisation préalable.

Désormais, les entreprises doivent respecter les spécifications prévues par l'arrêté du 3 mai 1999 1 codifié aux articles 41 septies et 41 octies de l'annexe IV au CGI.

Elles doivent souscrire une déclaration informant l'administration de l'utilisation d'un système de télétransmission de factures et contenant les données techniques propres à chaque système.

La présente instruction précise les conditions dans lesquelles les entreprises installées en France peuvent échanger leurs factures par télétransmission et les contrôles qui peuvent être effectués par l'administration pour assurer la sécurité du dispositif.


  A. DEFINITION


Au sens de l'article 289 bis du CGI, un système de télétransmission de factures peut être défini comme un ensemble de matériels et de logiciels permettant à une ou plusieurs personnes d'échanger des factures à distance et assurant les fonctionnalités fixées par la loi.

En conséquence, les systèmes d'échanges de données tels que télex, minitel, télécopie sont exclus de ce dispositif.


  B. RESPECT DES NORMES TECHNIQUES


Les systèmes doivent être conformes aux spécifications définies par le décret n° 99-337 du 3 mai 1999 1 codifié aux articles 96 F à 96 I de l'annexe III (cf. annexe 2) et par l'arrêté du 3 mai 1999 1 , codifié aux articles 41 septies et 41 octies de l'annexe IV au CGI (cf. annexe 3).


  I. Contenu du message et fonctionnalités du système


Le système de télétransmission utilisé doit respecter les conditions posées par les I et III de l'article 289 bis du CGI et être conforme aux normes prévues par les articles 41 septies et 41 octies de l'annexe IV au CGI :

• identité du message émis et reçu ;

• constitution d'une liste récapitulative et d'un fichier des partenaires ;

• archivage des données ;

• restitution des données.

  1. Identité du message émis et reçu

Le message facture doit comporter au minimum les mentions prévues par les textes en vigueur, et notamment :

• les nom ou dénomination sociale du fournisseur et du client, ainsi que leurs adresses respectives ;

• la date de la vente ou de la prestation de service ;

• pour chacun des biens livrés ou des services rendus, la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire hors taxe et le taux de TVA ;

• le total hors taxe et la taxe correspondante par taux d'imposition ;

• les renseignements nécessaires à l'établissement de la liste récapitulative.

Les mentions prévues par la réglementation doivent figurer dans des zones du message facture que le logiciel doit rendre obligatoires.

Ainsi que le prévoit l'article 41 septies-III de l'annexe IV au CGI, l'utilisation de codes stables désignant, par exemple, des produits ou des personnes est possible, si la codification est déchiffrée automatiquement à l'aide d'une table de correspondance dont l'historique des modifications est conservé, et intégrée à la fonction de restitution.

L'échange de factures dématérialisées peut intervenir en milieu hétérogène (stations émettrice et réceptrice de types différents échangeant des messages selon une norme commune). Chaque message doit donc faire l'objet d'une vérification de la conformité de sa structure aux mentions obligatoires, tant à l'émission qu'à la réception. Il ne doit être altéré en aucune manière après qu'il a été constitué, archivé et émis par le fournisseur.

  2. Liste récapitulative

Les entreprises émettrices et réceptrices tiennent et conservent une liste récapitulative séquentielle de messages émis et/ou reçus, et de leurs anomalies éventuelles (article 289 bis III du CGI).

Cette liste doit comporter au minimum les mentions suivantes :

• le numéro et la date de la facture ;

• la date et l'heure de constitution du message ;

• les montants hors taxes et toutes taxes de la transaction, ainsi que le code devise lorsque la facture n'est pas libellée en francs français ;

• les éléments d'identification de l'émetteur ou du récepteur donnés par le système de télétransmission (code, nom ou dénomination sociale, n° SIRET ou SIREN, adresse, qualité de fournisseur ou de client) ;

• la version du logiciel utilisé.

De plus, cette liste doit indiquer de façon claire et précise les anomalies éventuelles intervenues lors de chaque transmission.

La liste récapitulative doit être produite directement par le système de télétransmission.

Elle est conservée sur papier ou sur support informatique.

Lorsque la liste est conservée sur support informatique, le fichier doit être constitué et alimenté au fur et à mesure de l'émission ou de la réception des messages, et ne doit pas être modifiable.

Lorsque la liste est conservée sur support papier, elle doit être éditée séquentiellement dans l'ordre d'arrivée ou d'émission des messages, au minimum une fois par jour.

Cas des entreprises utilisant une plate forme de télétransmission commune à plusieurs sociétés

Une liste récapitulative spécifique doit être constituée et archivée pour chaque société dématérialisant ses factures.

En conséquence, une liste récapitulative unique, contenant des informations relatives à plusieurs sociétés différentes ne serait pas conforme aux textes.

  3. Fichiers des partenaires

Les entreprises, fournisseurs ou clients, doivent constituer un fichier des partenaires avec lesquels elles échangent des factures par voie télématique.

Le fichier doit être alimenté automatiquement par le système de télétransmission des seules informations qui en sont directement issues.

Ce fichier doit comporter, pour chaque partenaire, les informations suivantes : nom ou dénomination et adresse, qualité d'émetteur et/ou de récepteur, date(s) d'entrée en phase de dématérialisation avec le partenaire et éventuellement date(s) de sortie.

  4. Conservation des données (archivage)

Les informations émises et reçues doivent être conservées dans leur contenu originel. Elles doivent être conservées pendant le délai de six ans prévu à l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales, c'est-à-dire :

• sur support informatique pendant une durée au moins égale au délai du droit de reprise prévu au 1 er alinéa de l'article L. 169 du livre des procédures fiscales ;

• sur tout support au choix de l'entreprise pendant les trois années suivantes.

Le support informatique sur lequel sont conservés les messages factures doit être alimenté automatiquement par le système des informations qui en sont directement issues.

L'obligation de conservation porte sur l'intégralité du message émis ou reçu, y compris les mentions non obligatoires.

La conservation dans leur contenu originel des informations émises ou reçues doit être assurée séparément pour chaque société dématérialisant ses factures. En conséquence, un archivage commun des factures, contenant des informations relatives à plusieurs sociétés ne serait pas conforme aux textes.

La liste récapitulative et le fichier des partenaires doivent être conservés dans les mêmes conditions.

  5. Restitution

Aux termes de l'article 289 bis du CGI, les utilisateurs du système doivent à la demande de l'administration, restituer en langage clair les informations émises ou reçues.

La restitution d'un message facture en " langage clair " consiste à restituer le message dans un format habituellement admis par les usages commerciaux.

Le système de télétransmission doit permettre à l'entreprise de répondre à des demandes sélectives de l'administration.


  II. Déclaration d'utilisation d'un système de télétransmission


  1. Déclaration initiale

L'article 41 octies I de l'annexe IV au CGI prévoit que les entreprises déposent, préalablement à l'utilisation d'un nouveau système de télétransmission de factures, une déclaration informant l'administration de la mise en oeuvre de ce système.

a) Contenu de la déclaration d'utilisation

La déclaration doit être conforme au modèle prévu par l'article 41 octies de l'annexe IV au CGI. Elle comprend les informations suivantes :

• dénomination, adresse, activité de l'entreprise et n° SIRET ;

• lieu(x) de situation de(s) la station(s) de dématérialisation ;

• le cas échéant, dénomination, adresse n° SIRET du prestataire assurant la dématérialisation ;

• coordonnées du service responsable de la télétransmission ;

• qualité de fournisseur/émetteur et/ou de client/récepteur ;

• date de première mise en oeuvre de la télétransmission des factures ;

• nom du logiciel et version ;

• développement du logiciel interne ou externe à l'entreprise. Dans ce dernier cas, nom et adresse de la société ayant développé le logiciel ;

• numéro de référencement délivré initialement par l'administration lorsque le système de télétransmission de factures qui doit être utilisé a été autorisé et référencé par l'administration dans le cadre du régime précédent ;

• normes et versions du message facture ;

• système d'exploitation ;

• nom ou dénomination et adresse des dix principaux partenaires.

  2. Déclaration rectificative

Les entreprises doivent informer l'administration de la mise en oeuvre d'un système substantiellement modifié.

a) Définition de la modification substantielle

Une évolution substantielle du système de télétransmission est celle qui a pour effet de modifier les conditions pratiques de prise en charge des fonctionnalités légales obligatoires que sont :

• les modalités de contrôle d'identité des messages émis et reçus, notamment les modifications (ajout et/ou suppression) des normes de messages gérées par le système de télétransmission ;

• les modalités de constitution sur papier ou sur support informatique de la liste récapitulative des messages échangés, et de leurs anomalies éventuelles, et de restitution de la liste ;

• les modalités d'archivage des messages factures, et de la liste récapitulative ;

• les modalités de restitution des factures en langage clair sur papier ou support informatique.

b) Contenu de la déclaration de modification

La déclaration rectificative est souscrite sur un formulaire identique à celui prévu pour la déclaration initiale.

Seules les modifications apportées au système initialement déclaré doivent y être indiquées.

  3. Date de dépôt des déclarations

Les déclarations (initiales ou rectificatives) doivent être souscrites au plus tard dix jours avant la mise en oeuvre du système initial, ou de la modification qui est à l'origine de la déclaration.

  4. Forme des déclarations

Les déclarations peuvent être souscrites par télédéclaration ou sur formulaire papier.

a) Télédéclaration

Les entreprises peuvent télédéclarer sur le site internet du ministère de l'économie, des finances et de l'industrie (http.//www.finances.gouv.fr) ou directement à l'adresse suivante :

http.//www2.finances.gouv.fr/formulaires/289bis/forme.htm.

Un accusé réception sera adressé à l'entreprise par mél.

b) Dépôt d'un formulaire papier

Les entreprises peuvent souscrire les déclarations, initiales ou rectificatives, sur formulaire papier. Les déclarations doivent être conformes au modèle prévu par l'arrêté du 3 mai 1999 et figurant en annexe 4. Elles doivent être signées par un représentant légal de l'entreprise.

Les déclarations doivent être adressées à la direction des vérifications nationales et internationales, Vème division, 9 place Saint Sulpice 75006 PARIS.